Ordnung im Home-Office

Nicht nur zum Start im neuen Jahr wird in Büros und im Homeoffice Ordnung geschaffen. Auch zwischendrin packt so manch einen die Motivation seinen Arbeitsplatz neu einzurichten. Schließlich wird die Arbeit mit Ordnung und System deutlich effizienter. Wie du am Schreibtisch und in der Ablage Ordnung schaffen kannst, erfährst du in meinem heutigen Beitrag.

 

Die Ablage auf dem Schreibtisch

Um auf dem Schreibtisch Ordnung zu halten, empfehlen sich Stehsammler, Ablagekörbe sowie Pultordner.

Stehsammler:

In Stehsammlern lassen sich bestens Unterlagen wie z.B. Hefte, Kataloge, Prospekte oder auch Zeitungen und Zeitschriften ablegen. Dokumente, auf die man einen schnellen Zugriff benötigt,

Stehsammler

eignen sich ebenfalls dafür. Da die Schriftstücke in Stehsammlern hochkant platziert werden, kann es jedoch sein, dass Unterlagen, die nicht „standfähig“ sind, wie z.B. einzelne Blätter, Zeitungen etc. knicken können. Prospekte oder Kataloge nutzen sich möglicherweise an den Ecken ab.

Ablagekörbe:

Ablagekörbe sind die liegende Variante der Stehsammler. Sie können nicht nur zur Aufbewahrung

von losen Schriftstücken dienen, sondern auch zur Aufbewahrung von Büromaterialien wie z. B. Kopierpapier / Briefpapier oder C4 Umschläge. Du kannst diese auch beschriften, beispielsweise mit einem Dymo-Etikett und dir dadurch einen Überblick verschaffen, was du in welchen Fächern findest. Leider haben die Ablagekörbe den Nachteil, dass Ablagekorbdeine Unterlagen aufeinander liegen und du nicht gezielt eins entnehmen kannst. Kleiner Tipp: Um deine Unterlagen innerhalb des Briefkorbes zu unterteilen oder die Stelle der Entnahme eines Dokumentes zu kennzeichnen, kannst du zwei A4 Blätter versetzt aufeinander kleben, so dass diese vorne überstehen. Das Papier sollte mind 120g haben, dass es nicht so leicht verknickt.

Wem das Stapeln der Briefkörbe zu wacklig ist, der kann Schubladenboxen verwenden. Die sehen gut aus und sind auch für die Aufbewahrung von Utensilien geeignet.

SchubladenboxViele verwenden solche Schubladenboxen, um wichtige Dokumente bis zur endgültigen Ablage vorzusortieren (z.B. Steuer, Job, Rechnungen, etc.). Damit bewahrst du den Überblick, auch wenn du wenig Zeit zur Ablage hast.

 

Pultordner/ Pultmappen:

Pultordner oder auch Unterschriftsmappen gibt es mit verschiedenen Einteilungen z.B. einem Alphabet oder einem Zahlenregister. Diese Mappen eignen sich dafür, deine Unterlagen alphabetisch oder numerisch zu sortieren, bevor du sie z .B. in einem Ordner ablegst. Sie dienen u. a. auch um wichtige Vorgänge auf Wiedervorlage zu legen. Dazu eignen sich PultmappenPultordner

mit einem numerischen Register am besten, da diese die Zahlen von 1 bis 31 beinhalten und du somit für jeden Tag im Monat Platz für deine Unterlagen hast. Durch diese Art der Wiedervorlage hast du an jedem Tag im Blick, welche Aufgaben du zu erledigen hast. Dadurch stellst du nicht nur sicher, dass nichts in Vergessenheit gerät, sondern du hast auch alles geordnet und sortiert in deiner Pultmappe, ohne dass etwas verloren gehen kann.

Die Ablage in Ordnern

Die Wahl des richtigen Ordners

Die Auswahl an Ordnern und Ringbüchern ist schier unüberschaubar.

Grob unterscheidet man das Format (A4, A5 oder sogar A3), die Art der Mechanik (Reiß- oder Hebelmechanik, 2 Ring oder 4 Ring, also für Blätter mit 2 oder 4 Löchern), Hoch- oder Querformat und die verschiedenen Breiten (am gängigsten sind 50mm und 80mm, Ringbücher sind meist schmaler).

Wieviele Blätter passen in einen Ordner?

Abhängig vom Hersteller, der Papierdicke (dem Papiergewicht) und davon, ob die Blätter geklammert sind, variiert die maximale Füllmenge eines Ordners. Als Faustformel kann man folgende Werte annehmen:

80 Millimeter Ordner-Rückenbreite für ca. 50 Millimeter Schriftgut (500 Blatt)

50 Millimeter Ordner-Rückenbreite für ca. 30 Millimeter Schriftgut (300 Blatt)

 

Hier musst du selbst schauen, welcher am besten zu dir und deinen Ansprüchen passt. Grundsätzlich kann man aber sagen, dass für das Archivieren ein Ordner mit Hebelmechanik besser geeignet ist, als ein Ringbuch oder Ringordner, weil zum einen mehr rein passt, zum anderen aber auch, weil du Blätter an beliebiger Stelle deutlich einfacher einlegen oder entnehmen kannst. Leitz-Ordner haben noch dazu eine 180-Grad-Mechanik, die sich besonders weit öffnet und daher größere Mengen entnommen und Blätter auch von links eingelegt werden können.

Rund um den Ordner und seine Unterteilungen

Um im Ordner schnell Zugriff auf deine Unterlagen zu haben, kannst du verschiedene Unterteilungssysteme verwenden, wie  z. B. Register, Trennblätter oder Trennstreifen.

Register gibt es in verschiedenen Unterteilungen wie z. B. alphabetisch (A-Z), numerisch (z.B. 1-10), chronologisch (Jan. – Dez.), sowie Monatsregister (1-12), Farbregister und Blanko-Register zum Selbstbeschriften.

An Materialien stehen Register aus Papier (100 g/qm  oder 120 g/qm), Karton (240 g/qm) oder aus Kunststoff (PP) zur Verfügung. Tendenziell sind diejenigen aus Plastik langlebiger, allerdings sind sie auch unpraktischer bezüglich der Beschriftung.

Du kannst zwischen voller Höhe (also ganzseitigen), halber Höhe (also halbseitigen) und 2/3-hohen Registern wählen. Wofür aber braucht man ein Register mit halber Höhe? Ganz einfach: Es lässt den oberen Rand des darunter abgehefteten Dokumentes sichtbar. So weißt du direkt, was genau in dem Registerteil abgeheftet ist. Und kannst das Datum der Briefe direkt sehen.

Register bunt halbhoch

Wofür braucht man Ösenhefter oder Einhakhefter bzw. Schlitzhefter?

Diese Hefter sind normale Karton-Schnellhefter mit einer eigenen Heftmechanik. Die Hefter selbst haben noch eine Abheftvorrichtung, mit der sie als Ganzes in einem Ordner abgelegt werden können. Bei Ösenheftern werden sie über zwei Metallnieten klassisch eingeheftet. Einhakhefter können sogar ohne Öffnen der Ordnermechanik in die Mechanik eingehängt werden.

Um die Hefter wiederum zu organisieren, benötigst du Register mit Überbreite.

Einhakhefter

Diese Art der Abheftung ist ideal für Projekte oder Vorgänge, wo beispielsweise die Mappen immer wieder in Umlauf gebracht oder mitgenommen werden müssen.

Ganz einfach gruppieren kann man Akten auch mit Abheftstreifen (auch Aktendullis genannt), also eine gebogene Klammer in einem gelochten Papp- oder Kunststoffstreifen.

Abheftstreifen

Ein ähnliches Anwendungsgebiet haben Hängemappen (mit Mechanik) bzw. Hängetaschen (zum losen Einlegen der Blätter). Für die Aufbewahrung gibt es Hängeregistraturkörbe, Hängemappenboxen, Hängemappenwagen oder sogar im Schreibtischcontainer eingebaute Hängemappenregistraturen. Diese Mappen eignen sich eher für die Anwendung im Büro.

Um schneller anhand der Taben das richtige Abteil zu finden solltest du dein Register oder deine Trennblätter entweder handschriftlich oder mit einem Beschriftungsgerät beschriften. Viele Register bieten außerdem eine Übersicht auf der ersten Seite, damit du weißt, was sich alles im Ordner befindet, ohne, dass du den Kopf verdrehen musst.

Wissenswertes zu Ablageverfahren

Es gibt verschiedene Arten der Ablage.

Die Aktive Ablage (arbeitende Akte) :

Diese wird ständig weiter bearbeitet. Das bedeutet, in den Ordner werden neue Sachen noch dazu geheftet oder die Dokumente werden noch öfter gebraucht.

Die Passive Ablage (ruhende Akte):

Dies sind Dokumente, die nicht mehr aktiv verwendet werden sondern in einem Ordner „archiviert“ wurden.

Eine gute Ordnung reduziert deine Suchzeit, da du schneller alles Wichtige findest. Dazu solltest du auch die Rückenschilder der Ordner beschriften, um direkt nach dem richtigen Ordner in deinem Regal greifen zu können. Hierfür gibt es passende Etiketten, die bereits auf die richtige Größe zugeschnitten sind.

Übrigens: Viele Qualitätsordner haben einen Kantenschutz, der die Unterseite des Ordners schützt. Das ist zwar sinnvoll, um den Ordner bei intensiver Benutzung und häufigem Raus- und Reinräumen lange nutzen zu können. Der Nachteil ist allerdings, dass der Kantenschutz möglicherweise auch deine Möbel verkratzt. Willst du auf Nummer sicher gehen, solltest du lieber einen Ordner ohne Kantenschutz verwenden.

 

 


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Über Sandra

Sandra hält gerne alles auf Bildern fest. Ihren Alltag, ihr Umfeld und ihr Essen (das als Italienerin vorzugsweise meist auch italienisch ist). Alles, was ihr wichtig ist, findet einen festen Platz in ihrer Foto-Mediathek.

Sie experimentiert gerne mit Filtern, der Ausrichtung und dem Arrangement der Motive und ist erst dann zufrieden, wenn die Fotos für sie perfekt scheinen. Außerdem ist sie sehr spontan, viel unterwegs und liebt „la dolce vita“, also das süße Leben.