Warum brauche ich einen Aktenvernichter?

Am 25. Mai 2018 trat in allen EU-Staaten die neue, einheitliche Datenschutz-Grundverordnung in Kraft. In dieser Verordnung ist unter anderem geregelt, dass alle Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, eine datenschutzgerechte und sichere Vernichtung, sowie Entsorgung sicherstellen.

Aus Unternehmersicht ist es daher in jedem Fall erforderlich die sichere Vernichtung von Akten und Dokumenten zu gewährleisten und dafür Aktenvernichter anzuschaffen.

Was man beachten sollte und ob auch für den Privatgebrauch ein Shredder sinnvoll ist, klären wir im folgenden Beitrag.

Zunächst möchte ich darauf eingehen, was eigentlich personenbezogene Daten sind: Dies sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer Person. Zum Beispiel Name, Alter, Familienstand, E-Mail Adresse, Krankendaten usw.

Nahezu alle deutschen Unternehmen, aber auch viele Privatpersonen verarbeiten diese Informationen und sind daher zum ordnungsgemäßen Umgang mit den Daten verpflichtet.

Dieser ist in der sogenannten Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) festgelegt. Wer die Regelungen zu befolgen hat, muss auch die ordnungsgemäße Entsorgung von Datensätzen im Sinne der DSGVO gewährleisten. Deswegen ist es gerade für Unternehmen ein Muss, mit einem Aktenvernichter zu arbeiten, um die gesetzlichen Ansprüche zu erfüllen

Aber auch unabhängig von den gesetzlichen Regelungen, sollte es für jedes Unternehmen eine Selbstverständlichkeit sein, persönliche Daten sicher zu entsorgen und vertrauliche Dokumente nicht im Papierkorb landen zu lassen. Deswegen kann auf einen entsprechenden Aktenvernichter in einem Unternehmen nicht verzichtet werden.

Wie ist es für den Privatgebrauch? Ist ein Aktenvernichter notwendig?

Auch für den privaten Haushalt ist ein Aktenvernichter von Vorteil, denn er dient  dem Schutz von privaten Daten. Zu vernichtende Dokumente könnten z.B. Bescheide von der Krankenversicherung, Schriftstücke von der Bank oder Abrechnungen vom alten Arbeitgeber sein, die sehr lange zurück liegen und nicht mehr gebraucht werden. Statt seine vertrauliche Unterlagen in den Papierkorb zu werfen, sollten sie in einem Schredder vernichtet werden. Auf diese Weise sind sie unkenntlich und fremde Personen können auf diese Information nicht zurückgreifen.

Die Funktionsweise eines Aktenvernichters

Aktenvernichter werden schon seit vielen Jahrzehnten hergestellt. Im Laufe der Zeit wurde ihre Technik immer weiter verbessert. Mittlerweile sind unterschiedliche Funktionsprinzipien auf dem Markt, die ihre eigenen Vor- und Nachteile haben. Doch wie genau funktioniert ein Aktenvernichter?

Heutige Aktenvernichter werden in den meisten Fällen durch einen starken Elektromotor angetrieben. Damit das Papier vernichtet werden kann, benötigen die meisten Schredder eine Stromverbindung.

Bei günstigen Geräten kommen in der Regel Antriebe mit Zahnrädern zum Einsatz. Bei teuren Varianten setzt man dagegen auf einen Kettenantrieb, weil dadurch ein reibungsloser Ablauf, höhere Leistung und geringerer Verschleiß gewährleistet wird.

Aktenvernichter haben die Aufgabe, das Papier so zu zerschneiden, damit es nicht mehr gelesen und endgültig entsorgt werden kann. Um dies zu schaffen, haben sie ein Schneidwerk. Dies wird aktiviert, sobald ein Papier in den Schlitz des Aktenvernichters eingeführt wird. Sobald sich kein zu vernichtendes Material mehr im Schneidwerk befindet, hört die Automatik selbstständig auf zu arbeiten. Somit wird nicht unnötig Strom verbraucht.

Nicht nur bei der Bauweise des Antriebs werden Aktenvernichter unterschieden, sondern auch am Schnitttyp. Bei fast allen Geräten kommt der sogenannte Streifenschnitt zum Einsatz. Hier werden die einzelnen Dokumente in gleichmäßige Streifen geschnitten. Hochwertigere Geräte verfügen über zusätzliche Schneidetechniken, die eine bessere Vernichtung gewährleisten. Es handelt sich um den Partikel- oder Kreuzschnitt. Hier zerschneidet der Aktenvernichter das Papier nicht nur horizontal, sondern auch vertikal. Ergebnis: Winzige Papierschnipsel, die niemand mehr zusammensetzen kann.

Vorteil des Streifenschnitts ist, dass bei der Produktion viel Geld gespart wird. Somit sind die Geräte zu einem günstigen Preis erhältlich. Nachteil ist der geringere Sicherheitsstandard, der nicht geeignet ist, um hochsensible Dokumente zu schreddern. Beim Partikel- oder Kreuzschnitt dagegen wird ein deutlich höherer Sicherheitsstandard gewährleistet. Somit steigen aber auch die Produktions- und Betriebskosten.

Die Leistungsfähigkeit eines Aktenvernichters

Die Leistungsfähigkeit eines Aktenvernichters kann je nach Modell variieren. Einige Modelle sind in der Lage, ganze Akten in Sekunden zu vernichten. Andere wiederum benötigen für viel weniger Dokumente wesentlich länger.

Aber wie leistungsfähig sind moderne Geräte tatsächlich und was kann alles geschreddert werden?

Aktenvernichter der unteren bis mittleren Preisklasse können Papierstapel mit einem Gewicht von etwa 60 bis 70 Gramm vernichten. Wird mehr Papier gleichzeitig eingeführt, kann dies zu Papierstau führen.

Manche Geräte auch der unteren Klasse sind in der Lage, auch dickere Materialien, wie Pappe oder Plastik zu schreddern.  Hochwertige Modelle können CDs, DVDs und sogar Kredit- oder EC-Karten vernichten.

Die meisten gängigen Aktenvernichter können mit Formaten bis DIN A4 arbeiten. Dementsprechend große Geräte sind auch für Formate über DIN A4 hinaus geeignet.

Die Geschwindigkeit hängt grundsätzlich von der Größe und dem Einsatzzweck des Geräts ab. Kleine Aufsätze für Papierkörbe schaffen z.B. bis zu 50 Seiten pro Arbeitstag. Durchschnittsmodelle vernichten etwa 500 Blatt pro Arbeitstag. Solch ein Modell ist für ein normales Büro notwendig, in dem bis zu vier Personen arbeiten. Es gibt aber auch Modelle die bis zu 1000 Seiten pro Arbeitstag schaffen, die z.B. für ein Großraumbüro von Vorteil sind.

Die unterschiedlichen Sicherheitsstufen für Aktenvernichter

Die einzelnen Aktenvernichter haben unterschiedliche Sicherheitsstandards. Um diese zu differenzieren zu können, wurde die sogenannte Datenträgervernichter – Norm DIN 66399 erschaffen.

Dafür gibt es sieben Kategorien. Unterschieden wird zwischen dem Grad der Zerkleinerung. Jeder Aktenvernichter in Deutschland wird im Sinne der DIN 66399 eingestuft und muss beim Verkauf gekennzeichnet werden.

Aktenvernichter Abfall
Was aus dem Aktenvernichter raus kommt, sieht oft nur noch nach Konfetti aus.

Ich werde dir nun die sieben unterschiedlichen Sicherheitsstufen kurz erläutern:

Sicherheitsstufe P-1:

Die erste Sicherheitsstufe ist gleichzeitig die niedrigste. Der empfohlene Anwendungsbereich ist der private Haushalt, weil Privatpersonen nicht an Datenschutzrichtlinien gebunden sind. Wenn ein Streifenschnitt zum Einsatz kommt, dürfen die einzelnen Streifen eine maximale Breite von 12 Millimetern haben und diese nicht überschreiten. Beim Partikelschnitt muss die Teilfläche kleiner als 2000 Quadratmillimetern sein (ein A4-Blatt in 32 Teile zerschnitten).

Sicherheitsstufe P-2:

Die zweite Sicherheitsstufe besitzt ebenfalls einen sehr geringen Sicherheitsstandard.

Auch der Anwendungsbereich liegt eher bei privaten Haushalten. Die Streifenbreite darf maximal bei 6 Millimetern sein und beim Partikelschnitt darf die Teilfläche bei maximal 800 Quadratmillimetern liegen (ein A4-Blatt in 78 Teile zerschnitten).

Sicherheitsstufe P-3:

Die dritte Sicherheitsstufe besitzt eine verlässliche Vernichtung von Dokumenten und kann in vielen Büros eingesetzt werden. Die Streifenbreite darf maximal bei 3 Millimetern liegen und der Partikelschnitt darf bis zu 320 Quadratmillimeter betragen (ein A4-Blatt in 195 Teile zerschnitten).

Sicherheitsstufe P-4:

Ab Sicherheitsstufe 4 werden die Ansprüche höher. Die Aktenvernichter, die zum Einsatz kommen, arbeiten mit sensiblen, persönlichen Daten. Hier ist kein Streifenschnitt mehr zulässig. Der Partikelschnitt darf max. 6mm breit sein und bis zu 160 Quadratmillimeter betragen (ein A4-Blatt in 420 Teile zerschnitten).

- Sicherheitsstufe P-5:

Die fünfte Sicherheitsstufe setzt sich mit Daten auseinander, die geheim gehalten werden sollten. Deswegen sind die Standards bei dem Schredder sehr hoch angesetzt. Die Partikelbreite beträgt maximal zwei Millimeter und der Partikelschnitt darf bis zu 30 Quadratmillimeter betragen (ein A4-Blatt in 2100 Teile zerschnitten).

- Sicherheitsstufe P-6:

Die sechste Sicherheitsstufe ist auf Daten angelegt, die gegenüber der P-5 geheim gehalten werden müssen. Hier können auch Daten mit hoher Sicherheitsanforderung vernichtet werden. Die Streifenbreite darf pro Partikel maximal einen Millimeter sein und die Fläche pro Partikel bis zu sechs Quadratmillimeter (ein A4-Blatt in 6300 Teile zerschnitten).

- Sicherheitsstufe P-7:

Die siebte und die letzte Sicherheitsstufe ist die höchste für die Vernichtung von Daten und geheimen Dokumenten. Die Streifenbreite pro Partikel beträgt auch hier maximal einen Millimeter aber die Fläche beträgt höchstens fünf Quadratmillimeter (ein A4-Blatt in 12600 Teile zerschnitten).

Ist die Aktenwiederherstellung möglich?

Alleine die Tatsache, dass es unterschiedliche Sicherheitsstufen gibt, lässt vermuten, dass sich Akten, die vernichtet wurden, auch wiederherstellen lassen. Insbesondere zur Aufarbeitung der vernichteten Stasiunterlagen hat manam  Anfang versucht, die einzelnen Bestandteile per Hand zusammen zusetzen. Seit 2003 arbeitet man daran, eine digitale Rekonstruktion zu realisieren. Selbst vom Bundestag gab es einen Auftrag, zur Erforschung dieser Methode. Im Jahr 2007 wurden dann erste Erfolge gefeiert, nachdem erste positive Ergebnisse geliefert wurden. Daraufhin wurden vier Jahre später weitere Mittel zur Umsetzung dieses Projekts bewilligt.

Als Fazit lässt sich sagen, dass eine manuelle und digitale Rekonstruktion von geschredderten Dokumenten möglich ist. Die Wiederherstellung per Hand ist zwar aufwändig, aber trotzdem möglich. Die virtuelle Rekonstruktion ist bis heute noch nicht vollendet, ist aber eine wertvolle Hilfestellung, für den Staat oder die Polizei. Deswegen sollte dir klar sein, dass ein Aktenvernichter lediglich die Daten für die endgültige Vernichtung nur vorbereitet und nicht komplett auslöscht.




Über Matthäus

Auf der Suche nach einer neuen Herausforderung, ist Matthäus im Bereich PBS gelandet. Auch wenn er zu den Quereinsteigern gehört, versucht er regelmäßig sich neues im Bereich anzueignen.

Als Praktikant begonnen hat sich Matthäus zu einem echten „paper friend“ entwickelt.